Tudo o que você precisa para usar o Orbitalflow

1. Criando sua conta e organização

O Orbitalflow é uma plataforma multi-organização: cada empresa tem o seu próprio espaço, com seus leads, funis e equipe.

1. Acesse a página de cadastro e informe nome, e-mail e senha.
2. Confirme seu e-mail (verifique também a caixa de spam).
3. No primeiro acesso, você passa pelo Onboarding: dê um nome para sua organização (ex.: "Estúdio Aurora") e escolha um plano de teste.
4. Sua conta começa com 14 dias de trial grátis, sem necessidade de cartão.

2. Conhecendo a interface

A plataforma tem três áreas principais:

• Menu lateral (esquerda): navegação por todos os módulos — Dashboard, Leads, Funis, Kanban, Tarefas, Calendário, Financeiro, Automações.
• Topbar (cima): busca rápida, notificações e seu perfil.
• Área central: conteúdo do módulo selecionado.

No rodapé do menu lateral ficam: Suporte, Central de Ajuda, Assinatura e Configurações. O menu pode ser recolhido clicando no ícone de seta para ganhar espaço.

3. Dashboard Executivo

Camada premium do Dashboard, voltada para gestores e tomada de decisão. O Dashboard atual (Visão Geral) continua disponível para o operacional do dia a dia. O Executivo responde "para onde o negócio está indo".

1. Menu lateral → Dashboard Executivo (ou aba Executivo dentro do Dashboard).
2. Use os filtros no topo: período, pipeline, vendedor e unidade.
3. KPIs principais: receita prevista, fechada no período, recorrente futura, meta vs realizado, conversão, ticket médio, leads quentes, reativações, eventos próximos, contratos pendentes, propostas aguardando, perdas.
4. Gráficos: conversão por etapa, performance por vendedor, motivos de perda, receita prevista 30/60/90, receita por pipeline e eventos futuros.
5. Clique em Exportar CSV para baixar os indicadores com os filtros aplicados.

Planos Free e Start visualizam o item no menu mas, ao acessar, recebem uma tela de upgrade — o gestor decide quando ativar a camada executiva.

4. Templates de Processo (atalho para montar funis)

Um Template de Processo é um pacote pronto de etapas + tarefas obrigatórias + SLAs + regras de avanço para um funil. Em vez de criar tudo na mão, você escolhe um template (ex.: "Vendas de Casamento", "Pós-venda", "Captação Insta") e aplica em um funil — o Kanban já passa a funcionar com checklist em cada card e travas para avançar a etapa.

Para que serve

• Padroniza o processo: todo lead na etapa "Proposta" cai com as mesmas tarefas (ex.: enviar PDF, ligar em 24h, confirmar leitura).
• Trava o avanço: tarefas marcadas como obrigatórias impedem mover o card até serem concluídas — fim do "esqueci de mandar o contrato".
• Aciona SLAs: cada tarefa pode ter prazo (ex.: 24h, 3 dias) e gerar alerta de atraso.
• Cria etapas faltantes: se o template prevê etapas que ainda não existem no funil, elas são criadas automaticamente.
• Faz backfill: ao aplicar, leads que já estão na etapa recebem as tarefas — não só os novos.

Como aplicar (passo a passo)

1. Menu lateral → Templates de Processos → aba Processos.
2. No topo, escolha o funil de destino (obrigatório — os botões "Aplicar" só ativam depois).
3. Clique em Visualizar conteúdo no card do template para ver etapas, tarefas, obrigatórias e SLAs antes de aplicar.
4. Clique em Aplicar ao funil. O sistema cria etapas faltantes, insere as tarefas-modelo e gera as tarefas nos leads existentes.
5. Abra o Kanban — os cards agora mostram o checklist por etapa.

Atalho a partir de um lead

Dentro de Leads, em cada card há o botão Aplicar Template de Processo. Ele abre um diálogo com a explicação resumida; se ficar em dúvida, clique em Dúvidas sobre o template para abrir a explicação completa (e ao fechar você volta para Leads). Útil para ajustar rapidamente o template certo de acordo com o funil daquele lead.

Reaplicar um template (confirmação)

Se você tentar aplicar/reaplicar um template em um funil onde já há tarefas concluídas, o sistema mostra um aviso pedindo confirmação. Isso evita sobrescrever um processo em andamento sem querer. Confirme apenas se realmente quer redefinir o padrão.

5. Cadastrando leads

No Orbitalflow, lead não é só "cliente". Lead é qualquer oportunidade comercial — pode ser uma pessoa, uma empresa, um evento, um fotógrafo parceiro, um organizador, um fornecedor etc. Por isso o primeiro passo do cadastro é escolher o Tipo do Lead.

5.1. Tipo do Lead (campo obrigatório)

Ao clicar em Novo lead, a primeira pergunta é o tipo. Essa escolha faz o formulário se adaptar automaticamente e mostrar só os campos que fazem sentido — sem poluir a tela. Também sugere o funil correto e ativa automações específicas.

• Pessoa Física — contato individual (cliente final).
• Pessoa Jurídica (PJ) — empresa cliente.
• Evento — oportunidade que já nasce como evento (casamento, feira, congresso, festa…).
• Fotógrafo — parceiro de captação de imagem.
• Parceiro — quem indica negócio (afiliado, agência, indicador).
• Organizador — produtor responsável por um evento.
• Fornecedor — buffet, decoração, som, locação etc.
• Afiliado — comissionado recorrente.
• Outro — quando nenhuma das opções se encaixa.

5.2. Como o formulário se adapta

5.3. Exemplo prático — cadastrando "Expo Noivas SP"

1. Menu lateral → Leads → Novo lead.
2. Em Tipo do Lead escolha Evento.
3. O formulário troca: preencha Nome do evento = "Expo Noivas SP", Data = 12/04/2026, Cidade = São Paulo/SP.
4. Marque Recorrente: Sim, frequência anual, antecedência 90 dias.
5. O sistema sugere o Funil de Eventos — confirme ou troque.
6. Salvar. Pronto: o lead entra no funil e ganha um registro em Eventos → Recorrentes com lembrete automático para reativar 90 dias antes da próxima edição.

5.4. Relacionamentos entre leads

Leads podem se conectar entre si — sem duplicar dado:

• Um Evento pode pertencer a uma Empresa.
• Um Fotógrafo pode estar vinculado a vários Eventos.
• Um Parceiro pode indicar múltiplos Eventos ou Pessoas.
• Um Cliente (PF ou PJ) pode acumular vários Eventos ao longo do tempo.

5.5. Onde encontrar depois

Na tela Leads, cada linha mostra um badge colorido com o tipo. Use o filtro Tipo no topo para ver, por exemplo, só Eventos ou só Parceiros. Eventos recorrentes também aparecem em Eventos → Recorrentes com a data da próxima reativação.

5.6. Como criar (resumo)

• Pela tela Leads: menu lateral → Leads → Novo lead → escolha o Tipo.
• Direto no Kanban: clique no + no topo de qualquer coluna (já vem com o funil daquela coluna sugerido).
• Por webhook / formulário externo: envie o campo lead_type no payload para classificar automaticamente (ver capítulo 27).

Clicando num lead abre o painel lateral com histórico de atividades, tarefas vinculadas, dados específicos do tipo e edição rápida.

6. Criando seu primeiro funil

Um funil representa um processo comercial — por exemplo: "Captação de Casamentos", "Venda de Cursos" ou "Comercial B2B". Cada funil tem suas próprias etapas.

1. No menu lateral, clique em Funis.
2. Clique em Novo funil (botão azul no canto superior direito).
3. Preencha:
   • Nome: ex. "Captação de Eventos 2026"
   • Descrição: opcional, ajuda sua equipe a entender o objetivo
   • Cor: identificação visual rápida
   • Padrão: marque se quer que este funil seja sugerido por padrão
4. Salve. Você será levado para a tela do funil.

7. Montando as etapas do funil

Etapas são as colunas do seu funil — ex.: Lead captado → Em negociação → Proposta enviada → Fechado.

1. Dentro do funil, clique na aba Configurações.
2. Use Adicionar etapa para criar cada coluna.
3. Para cada etapa, defina nome e cor.
4. Reordene arrastando as etapas pela alça à esquerda.
5. Para excluir, clique no ícone de lixeira (leads dessa etapa serão movidos para a anterior).

8. Multi-funis: quando usar cada um

O Orbitalflow permite criar múltiplos funis independentes — cada um com etapas, checklist, automações e relatórios próprios. Recomendação para operações que misturam vendas, parcerias e eventos:

Não misture os processos. Cada funil tem sua própria lógica e checklist — relatórios ficam claros e o time não confunde etapas.

9. Usando o Kanban (drag-and-drop)

O Kanban é a forma visual de gerenciar oportunidades. Cada coluna é uma etapa, cada card é um lead.

1. No menu lateral, clique em Kanban (atalho direto) ou abra um funil específico e vá na aba Kanban.
2. Para mover um lead, arraste o card de uma coluna para outra. A etapa é atualizada automaticamente.
3. Para editar, clique no card.
4. Para criar, use o botão + no topo da coluna desejada.

Cada card mostra: nome do lead, empresa, valor potencial, prioridade (cor) e próxima ação agendada.

10. Checklist por etapa do funil

Cada etapa do seu funil pode ter uma checklist padrão: a lista de tarefas que precisam ser feitas antes do lead avançar. Quando o lead entra na etapa, os itens aparecem automaticamente no card e no drawer.

1. Vá em Funis → escolha um funil → Editar etapas.
2. Em cada etapa, clique em Checklist e adicione os itens (ex.: "Confirmar orçamento", "Enviar contrato", "Agendar reunião").
3. Salve. Todos os leads que entrarem nessa etapa recebem a checklist automaticamente.
4. No card do Kanban, uma barra de progresso fininha mostra quantos itens já foram concluídos (ex.: 3/5 · 60%).
5. No drawer do lead, aba Checklist: clique para marcar/desmarcar itens — salva direto.
6. Itens marcados ficam no histórico; itens pendentes da etapa anterior somem ao avançar.

11. Próxima ação e Timeline unificada

O drawer do lead foi reorganizado em 5 abas para evitar duplicidade entre módulos. Cada aba tem uma função única.

1. Visão geral: dados de contato + barra de progresso da etapa atual.
2. Checklist: itens da etapa atual.
3. Próxima ação: agenda comercial — uma única ação futura por lead (descrição, data, hora, prioridade, responsável).
4. Timeline: histórico cronológico unificado de tudo que JÁ aconteceu — interações registradas, mudanças de etapa, itens de checklist concluídos.
5. Detalhes: edição completa do lead.

12. Anexar lead existente ao funil

No Kanban de qualquer funil, você pode buscar um lead que já existe no workspace e movê-lo para esse funil — útil quando o mesmo cliente entra em uma nova oportunidade.

1. Abra o Kanban e clique em Anexar lead existente.
2. Busque por nome, e-mail ou telefone. Cada lead aparece com um badge:
3. já neste funil — não é selecionável.
4. em outro funil — ao clicar, sai do funil antigo e vem para este.
5. sem funil — é vinculado direto.
6. O lead cai na primeira etapa do funil automaticamente, mesmo que não tenha etapa antes.

13. Tarefas e checklists

Em Tarefas você organiza tudo o que precisa ser feito — vinculado ou não a um lead.

• Status: A Fazer, Em Progresso, Em Revisão, Concluída.
• Prioridade: Baixa, Média, Alta, Urgente.
• Data de entrega, responsável, tags e checklist interno.
• Vincule a um lead para criar histórico unificado.

13b. Foco (Pomodoro) — produtividade por sessões

O Foco (Pomodoro) é a ferramenta de produtividade do Orbitalflow baseada na técnica clássica de ciclos de trabalho concentrado (foco) intercalados com pausas curtas e longas. A ideia é simples: você define uma tarefa, inicia um timer (padrão 25 min), trabalha sem interrupções e, ao tocar, faz uma pausa de 5 min. A cada 4 ciclos, uma pausa longa de 15 min. Tudo fica registrado no histórico para análise posterior.

Onde encontrar

Menu lateral → Produtividade → Foco. Se você não vê o item, peça ao administrador para verificar o plano da organização (Start, Pro ou Business liberam automaticamente).

Como iniciar uma sessão

1. Abra Produtividade → Foco.
2. Clique em Iniciar Pomodoro.
3. Escreva uma descrição rápida da tarefa (ex.: "Ligar para 5 leads quentes do funil de Eventos").
4. Escolha o modo: Foco (25 min), Pausa curta (5 min) ou Pausa longa (15 min). Você pode ajustar a duração.
5. (Opcional) Clique em Estimar com IA para receber uma sugestão de duração baseada no histórico e no tipo de tarefa.
6. Clique em Começar. O cronômetro fica visível no topo da tela.

Durante a sessão

• Pausar — congela o timer (ex.: alguém te chamou). Retome quando voltar.
• Concluir antes — encerra a sessão como bem-sucedida (você terminou antes do tempo).
• Cancelar — descarta a sessão (não conta para suas métricas de foco).
• Ao zerar, abre o diálogo de desfecho: Concluí, Parcial ou Não consegui, com espaço para notas rápidas.

Gamificação e histórico

• Dashboard — sessões de hoje, da semana e do mês, com tempo total focado.
• Histórico — lista de sessões com tarefa, duração, desfecho e botão Resumo IA para gerar uma síntese do que foi feito.
• Conquistas — barra de nível e medalhas (1º Pomodoro, sequência de 7 dias, 50h de foco, etc.).
• Nudge inteligente — banner que sugere retomar tarefas pendentes nos horários em que você costuma render mais.

Dicas para tirar o máximo

• Uma tarefa por sessão — se a tarefa é grande, divida em pomodoros sequenciais.
• Silencie notificações do sistema operacional e do celular durante o Foco.
• Anote distrações que surgirem em um papel/Nota e volte para a tarefa — trate depois.
• Respeite a pausa — ela é o que sustenta o foco do próximo ciclo.
• Use o Resumo IA ao final do dia para entender no que seu tempo foi investido.

14. Jornada do Cliente (pós-venda)

Após fechar uma venda, ative passos automáticos: boas-vindas, check-in, NPS, upsell e indicação.

1. Menu lateral → Jornada do Cliente.
2. Acompanhe o painel com NPS, promotores, detratores e mensagens pendentes.
3. As mensagens são disparadas via WhatsApp conforme o cronograma de cada passo.
4. Aprovações ficam em Pendentes; após o envio vão para Enviadas.

15. Clientes recorrentes (pós-evento)

Cliente fechado não é fim do funil — é o início da próxima venda. O Orbitalflow transforma cada contrato fechado em uma nova oportunidade futura automaticamente, garantindo previsibilidade de receita e evitando que clientes bons sejam esquecidos.

A. O que acontece ao fechar um lead

1. Mova o card para uma etapa marcada como Ganho no Kanban.
2. O sistema gera receita pendente no Financeiro (se o lead tiver valor potencial e/ou comissão).
3. Em seguida abre automaticamente o popup "Este cliente possui potencial de recorrência futura?".

B. Configurando a recorrência

1. Selecione a frequência: anual, semestral, trimestral, sazonal, personalizada — ou "não recorrente".
2. Confirme a próxima data estimada (o sistema sugere com base na frequência).
3. Defina a antecedência ideal em dias para reativar o contato (ex.: 90 dias antes).
4. Edite o título da próxima oportunidade (ex.: "Expo Noivas 2027").
5. Clique em Agendar recorrência.

Resultado: o sistema cria automaticamente uma nova oportunidade futura vinculada ao mesmo cliente, com novo ciclo comercial e processo de venda próprio. O evento atual é marcado como Realizado.

C. Painel de Clientes Recorrentes

1. Menu lateral → Clientes Recorrentes.
2. Cada card mostra: cliente, número de edições no histórico, próxima data, frequência, antecedência até reativar e valor histórico acumulado.
3. Os 4 últimos eventos do cliente aparecem listados — exemplo: Expo Noivas 2024 → 2025 → 2026 → 2027 (previsto).
4. Use o botão "Painel de reativação" para ir direto à varredura de oportunidades em janela.

D. Reativação automática

1. Quando a janela de antecedência é atingida (ex.: 90 dias antes da próxima edição), o evento muda para status Reativar.
2. É gerada uma notificação no sino para o responsável: "⚠ Hora de reativar: Expo Noivas".
3. Aparece no painel Eventos → Reativação com badge de urgência.
4. O responsável retoma o contato e inicia novo processo comercial — sem depender da memória humana.

E. Preparado para WhatsApp

Toda essa estrutura já nasce preparada para automação futura via WhatsApp. Ainda sem disparo real — apenas triggers prontas, banco preparado e arquitetura escalável. No futuro: "Cliente Expo Noivas entra hoje em período de reativação" dispara mensagem automática.

16. Módulo de Eventos (cadastro completo)

O módulo Eventos é uma entidade independente do lead. Um lead (cliente/empresa) pode gerar vários eventos ao longo do tempo — feiras anuais, formaturas de turmas diferentes, casamentos. Cada evento é tratado individualmente com data, valor potencial, status e funil próprios.

1. Menu lateral → Eventos.
2. Clique em Novo evento. O cadastro tem 6 blocos:
   • Identificação: nome, tipo (feira, casamento, formatura, corporativo, festival, congresso…), status.
   • Datas: início e fim.
   • Local: endereço/espaço, cidade, UF.
   • Cliente / organizador: empresa, contato, telefone, e-mail. Opcional: vincular a um lead existente.
   • Comercial: valor potencial, funil, etapa, responsável interno.
   • Recorrência: ver capítulo seguinte.
3. Salve. O evento aparece na lista e nos cards de resumo do topo.

17. Eventos recorrentes e reativação automática

Eventos que se repetem (festas anuais, feiras sazonais) devem ser marcados como recorrentes. O sistema cria automaticamente um alerta de reativação quando a janela de antecedência é atingida — sem depender da memória humana.

1. Ao criar/editar um evento, ative o switch Recorrência.
2. Defina:
   • Frequência: anual, semestral, trimestral, mensal, sazonal ou personalizada.
   • Próxima edição: data prevista do próximo evento.
   • Antecedência: 30, 60, 90 ou 120 dias antes da próxima edição.
3. Salve. Quando faltar exatamente o tempo da antecedência, o evento entra automaticamente em status "Reativar" e gera:
   • Notificação no sino.
   • Card no painel de Reativação (menu Eventos → Reativação).
   • Contagem no card de resumo do topo.
4. Em Eventos → Reativação, você pode também rodar a varredura manualmente clicando em "Rodar varredura agora".

18. Base de eventos do mercado

Catálogo de eventos do mercado (feiras, festas, congressos) que você ainda não trabalha — mas pode trabalhar no futuro. Vire uma biblioteca de oportunidades antes mesmo de existir um cliente.

1. Menu Eventos → Base recorrente.
2. Clique em Adicionar e cadastre nome, frequência típica, mês habitual, cidade/UF e antecedência ideal.
3. Exemplos: Festa de San Gennaro, Oktoberfest, Expo Noivas, Festa Junina, Congresso Médico XYZ, Festival Gastronômico.
4. Quando chegar a hora de prospectar, clique em "Criar evento a partir deste" no card — abre o cadastro de evento já preenchido com cidade, frequência e janela de antecedência.

19. Propostas comerciais

Em Propostas você cria orçamentos profissionais, envia por link público e acompanha quando o cliente abre, aceita ou recusa.

1. Menu lateral → Propostas → Nova proposta.
2. Selecione o lead, adicione itens (descrição, quantidade, valor) e condições.
3. Salve e clique em Compartilhar link — o cliente abre direto no navegador, sem login.
4. O status muda automaticamente para visualizada, aceita ou recusada.
5. Ao ser aceita, a proposta gera transação financeira automática (se configurado).

20. Calendário de eventos

No Calendário, visualize reuniões, ensaios, eventos e follow-ups num grid mensal.

1. Clique em qualquer dia para criar um evento.
2. Defina título, data/hora, dia inteiro (sim/não) e cor.
3. Use as setas para navegar entre meses; o botão Hoje volta para o mês atual.

A. Videoconferência integrada (Daily.co)

O Orbitalflow usa Daily.co como provedor de videoconferência embutida. Não usamos Google Meet nem Google Calendar — não precisa criar conta no Google Cloud, gerar Service Account, ativar API nem configurar Domain-Wide Delegation. Sala criada em 1 clique, abre embutida na sua marca, sem cadastro do convidado e sem instalação.

Como criar uma sala em um evento

1. Vá no Calendário e clique em um dia/horário para criar o evento (ou abra um evento existente).
2. Preencha título, data/hora e salve.
3. No painel "Videoconferência PrIscA" dentro do evento, clique em "Criar sala de vídeo".
4. O sistema provisiona a sala no Daily.co e gera um link https://seu-dominio/meet/<código>. Use os botões Copiar ou Abrir ao lado.
5. Envie o link para os participantes (e-mail, WhatsApp, descrição do evento) ou compartilhe pelo card do lead.

Na hora da reunião

• Você e os convidados abrem o link /meet/<código>. A sala carrega o Daily.co embutido (vídeo, microfone, chat, compartilhar tela, tela cheia).
• Tela de pré-entrada (prejoin) deixa o convidado testar câmera/microfone antes de entrar.
• Ao entrar, o organizador é notificado por e-mail com nome/e-mail do participante.
• Para remover a sala, abra o evento e clique em "Remover sala". O link e a sala no Daily são apagados.

Resumo da reunião com IA (dentro de "Editar evento")

Logo abaixo do painel da videoconferência, ao editar um evento que já tem sala criada, aparece o bloco "Resumo da reunião (IA)". Ele transforma uma transcrição ou suas notas em um resumo executivo estruturado e, opcionalmente, em tarefas no CRM.

1. Cole no campo a transcrição da reunião (mínimo 20 caracteres) — pode ser o texto exportado do Daily, do gravador, ou simplesmente suas anotações.
2. Decida sobre "Criar tarefas das ações":
   • Desmarcado (padrão) — a IA só gera o resumo, tópicos, ações sugeridas e participantes. Nada é criado automaticamente. Use quando o conteúdo é informativo ou não impacta o pipeline.
   • Marcado — autoriza a PrIscA a criar tarefas reais, acionar automações vinculadas e mover o lead no Kanban a partir das próximas ações detectadas. Marque quando o assunto for relevante para o CRM (próximo passo combinado, envio de proposta, agendamento de follow-up etc.).
3. Clique em "Gerar resumo com IA" (custa 12 créditos).
4. O resumo fica salvo no evento e também aparece na timeline do lead vinculado, com tópicos, ações (responsável + data quando detectados) e participantes.

Boas práticas

• Crie a sala assim que agendar — copie o link e cole no convite/e-mail para o lead. Quem agenda pelo Agendamento Público recebe o link automaticamente.
• Teste a câmera/microfone na tela de prejoin do Daily (a primeira entrada pede permissão).
• Após a reunião, gere o resumo com IA direto no evento — substitui o "Registrar interação" manual.
• Salas antigas criadas no antigo provedor (Jitsi) precisam ser removidas e recriadas para ganhar URL do Daily.

Solução de problemas

• "Câmera/microfone bloqueados" → permita o acesso no cadeado da barra de endereço do navegador e recarregue. No Chrome: cadeado → Configurações do site → Câmera/Microfone: Permitir.
• "Sala não provisionada" → a sala foi criada no provedor antigo. Abra o evento, clique em Remover sala e em seguida Criar sala de vídeo novamente.
• Botão "Criar sala" desabilitado → salve o evento primeiro. A sala só pode ser criada depois que o evento existe no banco.
• "Gerar resumo" desabilitado → cole pelo menos 20 caracteres de transcrição e confirme que existe sala criada para o evento.
• Áudio com eco → use fone de ouvido. Sem fone, dois participantes na mesma sala causam loop.

C. Agendamento Público (estilo Calendly)

Em vez de trocar 10 mensagens pra encontrar um horário, você publica um link. O lead abre, escolhe o slot que prefere e o sistema cuida do resto: cria o evento no seu Calendário, abre o card no Kanban, envia o convite com link de vídeo e dispara a PrIscA para o follow‑up.

Onde fica

Menu lateral → Agendamento Público (logo abaixo de Calendário). A página tem 3 abas: Tipos de reunião, Disponibilidade e Agendamentos.

Passo 1 — Definir sua Disponibilidade

1. Aba Disponibilidade → Criar horário padrão (na primeira vez).
2. Ative os dias da semana em que aceita reuniões e defina o intervalo (ex.: Seg–Sex, 09:00 às 18:00).
3. Clique em Salvar disponibilidade. Esse é o seu fuso e janela base — pode ser sobrescrito por tipo de reunião.

Passo 2 — Criar um Tipo de Reunião

1. Aba Tipos de reunião → Novo tipo.
2. Preencha:
   • Nome — ex.: "Demo de 30 min", "Diagnóstico comercial".
   • Duração — quanto tempo cada reunião ocupa.
   • Buffer antes/depois — minutos de respiro entre reuniões.
   • Antecedência mínima — quanto tempo antes o lead pode marcar (ex.: 60 min).
   • Janela máxima — até quantos dias no futuro permite marcar (ex.: 30).
3. Salve. O sistema gera um link único — clique em Copiar link.

Passo 3 — Compartilhar e receber agendamentos

• Cole o link na bio do Instagram, na assinatura de e‑mail, no rodapé das propostas ou mande no WhatsApp.
• O lead abre o link, vê apenas os horários livres (cruzamento com seu Calendário), escolhe um e preenche nome, e‑mail e telefone.
• O lead recebe e‑mail de confirmação com link da videoconferência e link para cancelar/remarcar.
• Você (host) recebe notificação. O agendamento aparece na aba Agendamentos.

O que acontece automaticamente no CRM

1. Lead criado (ou identificado pelo e‑mail/telefone se já existir) com origem "Agendamento Público".
2. Evento criado no Calendário com link de vídeo e convidados.
3. Card no Kanban entra na primeira etapa do funil padrão.
4. PrIscA dispara o fluxo de pré‑reunião (lembrete D‑1, lembrete 1h antes) e de pós‑reunião (follow‑up).
5. Distribuição automática (plano Pro) — o lead vai para o vendedor certo conforme suas regras (cap. 29).

Gerenciando agendamentos

• Aba Agendamentos — lista todas as reuniões marcadas, por status (agendada, realizada, cancelada).
• Cancelar como host — notifica o lead por e‑mail e libera o slot.
• Remarcar — envie ao lead o link de cancelamento (no e‑mail dele) e peça que escolha novo horário, ou arraste o evento no Calendário.

Dúvidas frequentes

• O lead consegue marcar em horário que eu já tenho compromisso? Não. Cruzamos com os eventos do Calendário interno antes de mostrar os slots disponíveis.
• Preciso pagar pela videoconferência? Não é cobrado à parte — usamos o Daily.co como provedor embutido (incluso no plano), sem cadastro do convidado e sem instalação.
• Posso ter vários tipos de reunião? Sim — um link por tipo (demo, diagnóstico, onboarding, suporte…).
• O lead pode escolher o vendedor? Por padrão cada link é de um host. Para round‑robin entre time, use Distribuição Automática (plano Pro).

21. WhatsApp integrado

Converse com seus leads pelo WhatsApp sem sair do CRM. Histórico fica salvo no card do lead. A integração é a oficial da Meta (Cloud API) — sem QR Code, sem risco de ban. Para operar com mais de um número (vendas, suporte, pós-venda) veja cap. 22 — Múltiplos números e cap. 30 — Roteamento.

1. Em developers.facebook.com, abra seu App e adicione o produto WhatsApp. Em API Setup copie o Phone Number ID, o WABA ID e gere um Access Token (recomendado: token permanente via System User).
2. No CRM: menu lateral → Relacionamento e cliente → Central de Canais → card WhatsApp → Abrir gerenciador → aba Canais. Copie a Callback URL exibida no topo. (A entrada "Automação → WhatsApp" foi descontinuada — toda a gestão WhatsApp vive agora em /channels/whatsapp.)
3. Volte ao Meta for Developers → Configuration → Webhook. Cole a Callback URL, defina um Verify Token de sua escolha e assine o campo messages.
4. No CRM, clique em Novo canal, preencha Nome interno (ex.: "Vendas SP"), Unidade de negócio, Phone Number ID, WABA ID, Access Token e o mesmo Verify Token. Marque um canal como padrão da organização.
5. Clique em Testar — o status deve mudar para Conectado. Crie modelos de mensagem (templates HSM) para uso rápido.
6. No card de qualquer lead, clique em Enviar WhatsApp — o canal correto é escolhido automaticamente pelas regras de roteamento. Mensagens recebidas geram notificação e ficam linkadas ao lead.

22. Múltiplos números de WhatsApp Business

Conecte vários números (vendas, suporte, pós-venda, unidades regionais) e mantenha cada conversa no canal apropriado. O Inbox unifica tudo, mas com filtros por canal e etiquetas de origem.

1. No Meta Business Manager, adicione cada número à sua WABA (WhatsApp Business Account) e copie o Phone Number ID de cada um em API Setup.
2. No CRM: menu lateral → Central de Canais → card WhatsApp → Gerenciar → aba Canais → Novo canal.
3. Preencha: Nome interno ("Vendas SP"), Unidade de negócio, Phone Number ID, WABA ID, Access Token e Verify Token. Marque Padrão se for o canal principal.
4. Clique em Testar e aguarde o status mudar para Conectado.
5. Repita para cada número adicional. Use a mesma Callback URL para todos no Meta — o roteamento é automático por Phone Number ID.
6. Para desconectar, abra o canal e use Remover canal.

23. Inbox WhatsApp multi-canal e colaborativa

Atenda todas as conversas (de todos os números) em uma única caixa, com filtros, badges de SLA, tags e notas internas para o time colaborar sem confundir o cliente.

1. Menu lateral → Inbox.
2. Use os chips de canal no topo da lista para filtrar conversas por número (ex.: ver só "Vendas SP").
3. O badge de SLA mostra há quantos minutos o cliente está aguardando resposta — atue nos vermelhos primeiro.
4. Abra a conversa e use o painel lateral direito para adicionar tags (ex.: "VIP", "Aguardando proposta") e notas internas que o time vê mas o cliente não recebe.
5. As notas exibem o autor e o horário — útil para handover entre turnos ou entre vendedor e gestor.

23b. Central de Canais (omnichannel unificado)

A Central de Canais é a porta única para conectar todos os canais de conversa do Orbitalflow — WhatsApp, Instagram, Messenger, E-mail, SMS e TikTok — em um só lugar. Cada canal é conectado uma vez, e a partir daí a PrIscA, o CRM e o Flow Builderpassam a enxergar a jornada do cliente em um único contexto. Substitui o antigo menu "Canais Sociais", que agora vive como Configuração avançada (OAuth) dentro da própria Central para quem precisa ajustar escopos manuais.

Como conectar

1. Menu lateral → Relacionamento e cliente → Central de Canais.
2. Em cada card (Instagram, Messenger, E-mail, SMS, TikTok) clique em Conectar. No card WhatsApp clique em Abrir gerenciador / Gerenciar — abre a página completa em /channels/whatsapp com as abas Canais, Legado, Templates, Respostas rápidas, Chatbot, Métricas e Logs.
3. Para canais sociais: faça login na conta oficial e autorize as permissões — o token chega automático.
4. Para E-mail/SMS: cole as credenciais do provedor (Resend, Twilio, Zenvia…). Tudo fica criptografado com RLS por organização.
5. Use Testar para validar a conexão e Reconectar sempre que o provedor expirar o token.
6. Precisa de algo mais avançado? Botão Configuração avançada (OAuth) abre o painel detalhado de Meta/TikTok.

24. Financeiro

No Financeiro, registre receitas, despesas e comissões. Acompanhe pendentes, recebidos, a pagar e ROI em um único painel.

1. Menu lateral → Financeiro.
2. Clique em Nova transação.
3. Escolha o tipo (Receita, Despesa, Comissão), valor, data e status (pendente, pago, recebido).
4. Vincule a um lead para ver o ROI por oportunidade.
5. Filtre por período no topo para ver totais consolidados.

25. PrIscA IA (assistente de vendas)

PrIscA é a SDR (Sales Development Representative) virtual do Orbitalflow: uma IA treinada para conversar como uma pré-vendedora consultiva, em português, dentro do seu WhatsApp. Ela lê o histórico real de cada lead, entende o contexto do seu negócio (que você define no prompt) e escreve a próxima mensagem certa — sem você precisar começar do zero toda vez.

Como usar no dia a dia:

1. Menu lateral → Automação → PrIscA SDR.
2. Primeiro acesso: role até Prompt da PrIscA e descreva quem ela é, o que sua empresa vende e como deve falar. Salve.
3. Em Reativar leads frios, clique em Gerar rascunhos — a IA cria mensagens personalizadas para até 20 leads sem interação recente.
4. Revise cada rascunho e clique em Enviar para disparar via WhatsApp.
5. Em Testar resposta IA, escolha um lead e veja a próxima mensagem sugerida com base no histórico.
6. Acompanhe o Histórico de mensagens da IA para ver todos os prompts e respostas geradas — útil para refinar o prompt ao longo do tempo.

Você é a PrIscA, SDR da [NOME DA EMPRESA].
Vendemos: [produto/serviço, ticket médio, principal benefício].
Público: [perfil ideal de cliente].
Tom: cordial, consultivo, brasileiro informal, sem jargão.
Regras:
- Faça 1 pergunta por vez.
- Frases curtas, no máximo 3 linhas.
- Sem emojis em excesso (máximo 1).
- Objetivo: descobrir necessidade, urgência e propor um próximo passo (call de 15 min ou envio de proposta).
- Nunca invente preço — se perguntarem, diga que vai confirmar com o time.

25b. Hub de IA (modelos, agentes, custos e filas)

O Hub de IA (em Configurações → Hub de IA) é o painel de governança de toda a inteligência artificial da plataforma. É aqui que você decide quais modelos a PrIscA e as automações podem usar, quanto pode gastar, como reagir a falhas e como observar tudo em tempo real. Pense nele como o "cockpit" da IA: a PrIscA é a pilota, o Hub é a torre de controle.

As 7 abas do Hub de IA

• Provedores — habilite OpenAI, Anthropic, Google, Mistral, DeepSeek ou qualquer endpoint compatível com OpenAI. Cole sua chave própria ou use o Lovable AI Gateway padrão. Cada provedor pode ter um teto de gasto mensal.
• Roteamento — define a ordem de tentativa por agente (ex.: tente gpt-4o-mini primeiro, se falhar caia para claude-haiku, se ainda falhar use gemini-flash). Garante que a PrIscA nunca fique sem resposta.
• Agentes — biblioteca dos "papéis" de IA: PrIscA SDR, Classificador de lead, Resumidor de conversa, Gerador de proposta, Analista de sentimento, Sugestão de próxima ação. Cada agente tem prompt-base, modelo preferido, temperatura e limite de tokens próprios.
• Economia — mostra o quanto cada agente economizou ao escolher o modelo certo (ex.: usar gpt-4o-mini em vez de gpt-4o para classificações simples). Ajuda a justificar o ROI da IA.
• Custos — gráfico diário de gasto por provedor/agente, em centavos, com filtros por período. Cruza com créditos consumidos da organização.
• Observabilidade — alertas automáticos (envia webhook ou e-mail quando um agente passar de R$ X no dia ou no mês) e exportação CSV de todo o histórico de uso para auditoria.
• Filas — execuções assíncronas: jobs pesados (geração em lote, análise de 1000 leads) entram numa fila com prioridade, retry exponencial e cancelamento. Útil para a PrIscA não travar o tempo real enquanto roda tarefas longas.

Como a PrIscA usa o Hub

Toda chamada da PrIscA — gerar rascunho de reativação, sugerir próxima resposta, qualificar lead — passa pelo Hub:

1. O agente PrIscA SDR é selecionado em Agentes.
2. O Roteamento escolhe o modelo (primário ou fallback).
3. A chamada é debitada em Custos e os créditos da organização caem proporcionalmente.
4. Se passar do limite definido em Observabilidade, você recebe um alerta antes de a conta explodir.
5. Tarefas em lote (reativar 200 leads frios) vão para Filas e rodam em segundo plano.

25c. Analytics (Omnichannel + Automação)

O menu Automação e escala → Analytics reúne, em um único painel com duas abas, tudo que antes estava em "Analytics Automação" e "Analytics Omnichannel":

• Aba Omnichannel — volume de mensagens recebidas/enviadas por canal (WhatsApp, Instagram, Messenger, E-mail, SMS, TikTok), com leads e sessões únicas. Filtros de 7, 30 e 90 dias.
• Aba Automação — execuções do Flow Builder dos últimos 14 dias: taxa de sucesso, duração média, distribuição por status (success/error/cancelled) e top flows mais executados.

26. Automações (gatilhos + ações)

Uma automação é uma regra "quando isto acontecer, faça aquilo". Ela tem três partes: um gatilho (o evento que dispara), condições opcionais (filtros para refinar quando vale) e uma ou mais ações (o que o sistema executa). Você pode salvar como Teste (registra no log mas não envia nada para o lead real) e, quando estiver confortável, mudar para Ativa.

Atalho rápido: usar um template pronto

Se você nunca criou uma automação, comece pelos templates — eles já vêm com gatilho, condições e ações configurados para os cenários mais comuns de fotógrafos e estúdios.

1. Menu lateral → Automações → botão Templates (ao lado de "Nova automação").
2. Escolha um template (ex.: Boas-vindas a novos leads, Proposta sem resposta (3 dias), Pós-evento, Cobrança amigável).
3. Clique em Usar este template. A automação é criada com status Teste e abre direto no editor.
4. Revise: confirme o funil, ajuste o texto da mensagem (WhatsApp/e-mail) e troque {{nome}}, {{evento}}, {{valor}} se necessário.
5. Salve como Teste, dispare manualmente em 1 lead de teste, confira o log e só então mude para Ativa.

Criando do zero — os 5 passos explicados

Menu lateral → Automações → Nova automação. O editor abre em forma de wizard com 5 passos. Você pode voltar e avançar livremente — nada é salvo até clicar em Salvar no último passo.

3 receitas completas (passo a passo)

27. Origens de Captação (formulários e webhooks)

Receba leads de formulários, landing pages, anúncios ou qualquer site externo via webhook.

1. Menu lateral → Automação → Origens de Captação.
2. Clique em Nova origem, escolha o nome (ex.: "Landing Black Friday") e o funil de destino.
3. Copie o link público ou a URL de webhook gerada.
4. Cole o link no seu site, formulário (Typeform, Google Forms) ou ferramenta de anúncios (Meta, Google Ads).
5. Cada lead recebido entra automaticamente no funil escolhido com a fonte registrada.

{
  "name": "Maria Souza",
  "email": "maria@empresa.com",
  "whatsapp": "+55 11 99999-0000",
  "company": "Empresa X",
  "source": "Landing Black Friday",
  "potential_value": 4500,
  "notes": "Veio do anúncio Meta — campanha BF26"
}

28. Lead Scoring (qualificação automática)

Cada regra soma ou subtrai pontos. O score total classifica o lead em 4 faixas e o CRM mostra automaticamente quem merece atenção agora.

1. Menu lateral → Automação → Lead Scoring.
2. Clique em Nova regra — escolha campo, operador, valor e pontos. Use um preset pronto se preferir.
3. Na aba Escopo & Prioridade, limite a regra a funis ou tipos de lead específicos (opcional) e defina prioridade.
4. Status: Rascunho (não conta), Teste (simula sem aplicar), Ativa (vale para todos), Pausada.
5. Use o Simulador para ver, lead por lead, quais regras bateram e o detalhamento dos pontos.

29. Distribuição automática de leads

Distribua leads novos entre vendedores automaticamente — round-robin, por carga ou por regras.

1. Menu lateral → Automação → Distribuição.
2. Escolha o método: Round-robin (rodízio), Balanceado (menor carga) ou Por regra (filtros por categoria/valor).
3. Selecione os vendedores que participam.
4. Defina SLA (tempo máximo para o primeiro contato). Se passar, o lead é redistribuído.

30. Roteamento inteligente de canais

Defina visualmente em qual número cada lead cai e qual funil ele entra, com base em origem, cidade, urgência, score, palavras-chave ou unidade de negócio. Sem código.

A resolução do canal de saída segue esta prioridade:

1. Stickiness — se o lead já conversou, mantém o último canal usado.
2. Regras ativas — primeira regra (por prioridade) cujas condições batem.
3. Funil padrão — se o funil do lead tem canal vinculado.
4. Padrão da organização — fallback final.

1. Menu lateral → Automação → Roteamento.
2. Clique em Nova regra e nomeie (ex.: "Casamentos São Paulo VIP").
3. Defina as condições: origem, cidade, categoria, urgência, unidade, faixa de score, palavras-chave.
4. Defina as ações: canal de saída, funil de destino, estratégia de distribuição (round-robin, menor carga, atendente fixo).
5. Ajuste a prioridade (1 é avaliada antes de 2, 2 antes de 3, etc.).
6. Ative o switch e salve. Teste enviando um lead de exemplo pelo formulário público da origem.

31. Empresas e Unidades de Negócio (multi-tenant)

Gerencie várias marcas, filiais ou linhas de negócio dentro da mesma organização — cada unidade pode ter seu próprio número de WhatsApp, funil padrão e equipe responsável, mantendo dados isolados.

1. Menu lateral → Empresas / Unidades.
2. Clique em Nova unidade e informe nome (ex.: "Studio SP", "Filial RJ", "Linha Premium"), descrição e dados fiscais opcionais.
3. Marque uma unidade como padrão — leads sem unidade definida cairão nela.
4. Use o botão Editar para vincular canais de WhatsApp e funis específicos da unidade.
5. Ao criar regras de roteamento (cap. 30) você pode usar a unidade como condição.

32. Configurações e equipe

• Perfil: nome, foto e dados pessoais.
• Organização: nome, logo, dados da empresa.
• Convites: envie convites por e-mail e defina o papel (Owner, Admin, Membro).
• Funis padrão: escolha qual funil aparece por padrão.
• Permissões customizadas: (planos avançados) defina o que cada papel pode ver/editar.

33. Assinatura, planos e cobrança

Compare planos, escolha o ciclo (mensal, trimestral ou anual) e gerencie pagamentos.

1. Acesse Preços ou rodapé do menu lateral → Assinatura.
2. Veja o comparativo entre Free, Start, Pro e Business.
3. Clique em Assinar no plano desejado — o ciclo escolhido (mensal/anual) já é aplicado.
4. Aplique cupom de desconto, se tiver, na seção Cupom.
5. Faturas geradas ficam em Histórico; o status (ativo, em atraso, bloqueado) aparece no topo do app.

34. Audit Logs (auditoria)

Histórico de ações importantes: quem editou um lead, quem mudou plano, quem excluiu uma etapa.

1. Menu lateral → Audit Logs.
2. Filtre por usuário, módulo ou data.
3. Use para auditoria interna e compliance (LGPD).

35. Suporte e ajuda

• Central de Ajuda: artigos e tutoriais por tema.
• Suporte: abra um ticket diretamente para nossa equipe — você acompanha as respostas dentro do app.
• Manual: esta página, sempre acessível em orbitalflow.com.br/manual.

36. Blueprint end-to-end (do lead ao ROI)

Exemplo completo, pronto para copiar: funil "Serviços B2B — Consultoria", ticket médio R$ 8.000, ciclo de venda de ~21 dias. Cada bloco abaixo replica um pedaço do processo: origem → distribuição → etapas → automações → financeiro.

A. Funil e etapas

B. Origem de Captação

POST https://orbitalflow.com.br/api/public/intake/{token}
Content-Type: application/json

{
  "name": "Maria Souza",
  "email": "maria@empresa.com",
  "whatsapp": "+55 11 99999-0000",
  "company": "Empresa X",
  "source": "Meta Ads — Consultoria",
  "campaign": "BF26-consultoria",
  "potential_value": 8000,
  "notes": "Quer agenda em 2 semanas"
}

C. Lead Scoring

D. Distribuição

E. Automações por etapa

F. Modelo de proposta

G. Eventos financeiros (timeline)

H. Pós-venda (Jornada do Cliente)

I. KPIs para acompanhar (Dashboard Executivo)

• Conversão por etapa (funil) — meta > 18% Lead novo → Fechado.
• Tempo médio em cada etapa vs. SLA.
• Receita prevista (pipeline ponderado pelo score).
• CAC por canal: custo da origem ÷ leads ganhos.
• ROI por campanha (link com a coluna campaign do lead).
• NPS rolling 90 dias e taxa de upsell.

37. Fluxo recomendado para começar

1. Crie sua conta e nomeie sua organização.
2. Convide pelo menos um membro da equipe (Configurações → Convites).
3. Crie um funil que represente seu processo de vendas atual.
4. Configure de 4 a 6 etapas claras.
5. Conecte uma Origem de Captação (formulário ou anúncio) para receber leads automaticamente.
6. Cadastre seus 10 leads mais quentes manualmente.
7. Configure Lead Scoring para priorizar quem está mais pronto.
8. Ative a Distribuição automática para dividir leads entre vendedores.
9. Conecte o WhatsApp e crie modelos de mensagem.
10. Crie 1 ou 2 Automações de etapa (ex.: tarefa de follow-up ao entrar em "Proposta enviada").
11. Use a PrIscA SDR semanalmente para reativar leads frios.
12. No fim da semana, abra o Dashboard Executivo e veja conversão e receita prevista.

Pronto — em menos de uma hora você tem um CRM operacional rodando seu negócio.

38. Flow Builder Visual (automação drag-and-drop)

O Flow Builder é o construtor visual de automações do Orbitalflow. Diferente das Automações IA (regras gatilho → ação), aqui você desenha o fluxo em um canvas: arrasta nós (gatilho, mensagem, condição, delay, ação), conecta-os com setas e cria jornadas multi-etapa — atendimento WhatsApp, recuperação de lead, follow-up, agendamento, pós-venda — sem código.

Onde fica no menu

• Automação e escala → Flow Builder: lista de flows e criação.
• → Execuções: histórico em tempo real (pending, running, success, error). Filtros, cancelar, reprocessar.
• → Templates de Processos: hub único com abas de Processos, Flow Builder e Automações IA.
• → Logs: eventos nó a nó com payload JSON e mensagens de erro.
• → Analytics (cap. 25c): hub único com abas Omnichannel e Automação — taxa de sucesso, duração média e top flows dos últimos 14 dias.

Tipos de nó disponíveis

• Gatilho: lead criado, mudou de etapa, mensagem WhatsApp recebida, proposta aceita, webhook externo.
• Mensagem: enviar WhatsApp (template Meta ou texto livre na janela 24h), e-mail.
• Lógica: condição (if/else por campo do lead), delay (esperar X minutos/horas/dias), split aleatório (A/B test).
• Ação CRM: criar tarefa, mover etapa, atribuir responsável, atualizar campo, criar transação.
• Integração: HTTP request / webhook de saída (Zapier, n8n, sistemas próprios) — com proteção SSRF.

Como criar seu primeiro flow

1. Acesse Automação e escala → Flow Builder e clique em Nova automação, ou abra Templates de Processos → Flow Builder para começar por um modelo pronto.
2. Escolha o tipo (Flow Visual, IA Agent, Sequence) ou parta de um Template.
3. No canvas, arraste o nó de gatilho e configure (ex.: lead criado no funil X).
4. Adicione nós a partir do painel lateral e ligue-os arrastando da bolinha de saída até o próximo nó.
5. Clique em um nó para abrir o painel de configuração à direita.
6. Use Salvar e depois Test Run para simular sem afetar leads reais.
7. Quando aprovado, mude o status para Ativo.

Execuções e logs

Toda execução é persistida em Execuções com o nó atual, variáveis acumuladas e próximo horário agendado (delays). A página faz polling a cada 8s. Você pode cancelar uma execução pendente ou reprocessar uma que falhou. Os Logs mostram cada nó executado com input/output em JSON — essencial para depurar HTTPs e condições.

Engine de execução

O runner roda no servidor a cada minuto (cron) e processa nós pendentes respeitando next_run_at. Isso permite delays longos (horas/dias) sem segurar conexão. Cada nó tem retry automático com contador attempts.

Liberação por organização

O Flow Builder pode ser ativado/desativado por organização no Painel Master (/admin → Empresas → flag Flow Builder). Por padrão está disponível para todas as organizações no menu lateral.

Boas práticas

• Comece sempre por um Template e adapte — economiza horas de configuração.
• Rode em Test Run antes de ativar, e acompanhe em Execuções.
• Use Delay em vez de criar várias automações encadeadas — é mais legível.
• Para webhooks externos, valide a URL (apenas HTTPS público; IPs privados são bloqueados por SSRF).
• Não duplique gatilhos do mesmo evento entre Flow Builder e Automações IA (cap. 26) — pode disparar mensagem 2x.

O Flow Builder convive com Automações IA, Jornada do Cliente e Fluxos Operacionais — todos funcionam em paralelo sem interferência. Você pode migrar regras antigas no seu ritmo.